Quante volte, prima del lockdown, abbiamo detto “questa cosa bisogna per forza farla quando siamo tutti in ufficio”? E quante volte, durante il lockdown, abbiamo cambiato opinione – e scoperto che invece “questa cosa” era possibile anche in remoto?

In alcuni casi, uno strumento adeguato può risolvere il problema. In altri casi, invece, il problema è nella modalità di svolgimento dell’attività – e non c’è strumento che tenga.

Prendiamo il brainstorming: qualcuno vuole raccogliere idee, riunisce alcune persone da cui si aspetta un contributo, consegna dei foglietti adesivi colorati e un pennarello a ognuno di loro, e chiede di scrivere le idee sui foglietti e appiccicarli su un cartellone bianco.

• Qualcuno se ne resta in disparte e ascolta gli altri perché non si sente una persona creativa.
• Qualcuno sta zitto anche se ha delle idee, perché non vuole esporsi.
• Qualcuno scuote la testa perché ritiene che l’argomento sia sbagliato.
• Qualcuno aveva un’idea, ma qualcun altro gliel’aveva già criticata, e non vuole più ricevere feedback negativi.
• Qualcuno dice “ora vorrei fare l’avvocato del diavolo”, e non si parlerà più di altro se non di quanto le sue obiezioni siano valide (o meno).
• Qualcuno è un veterano del brainstorming, e spara una raffica di idee che intimorisce definitivamente tutti gli altri che stavano cercando il coraggio di dire qualcosa.

Un bravo moderatore sa gestire senza problemi questi tipici atteggiamenti, ma in remoto è tutto più difficile – e comunque non abbiamo sempre a disposizione un bravo moderatore. Ancora peggio: come fare quando la maggior parte dei partecipanti ricade nella categoria dei ritrosi?

È proprio qui che torna utile avere un metodo strutturato per gestire la riunione, e c’è una tecnica di brainstorming che è molto adatta a fare in modo che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di fornire un contributo, anche se non necessariamente in forma di “nuova idea”. Di seguito, il mio adattamento per una versione “in remoto”.

Come funziona, dal punto di vista dei partecipanti:

Il moderatore ti invierà

• il tema del brainstorming
• il nome del tuo “destinatario”, la persona alla quale manderai i tuoi contributi

Il “round robin virtuale” si svolgerà così:

1. Descrivi la tua idea
2. Quando ricevi il “via libera”, manda l’idea al tuo destinatario
3. Riceverai un’idea dalla persona di cui tu sei il destinatario: leggila e pensaci sopra
4. Prova a sviluppare l’idea, aggiungendo particolari o nuovi elementi
5. Se ci sono problemi che rendono l’idea difficile da realizzare, prova a immaginare delle soluzioni
6. Cerca di immaginare quali risorse possano servire a realizzarla
7. Quando riceverai un nuovo “via libera”, inoltra al tuo destinatario l’idea ricevuta al passo 3., con tutte le tue aggiunte (passi 4., 5. e 6.)
8. I passi 3-7 si ripeteranno fino a che tutti non avranno ricevuto e rielaborato tutte le idee
9. Quando riceverai la tua idea originale, arricchita dai contributi degli altri partecipanti, spedisci l’intero carteggio al moderatore

Come funziona, dal punto di vista del moderatore:

1. Manda le istruzioni ai partecipanti, e spiega come verranno usate le idee alla fine. Ad esempio:
2. Definisci una sequenza per ogni gruppo (ma non comunicarla ancora!). Se c’è un rapporto difficile tra due partecipanti, evita di metterli uno di seguito all’altro.
3. Comunica ai partecipanti il “tema”: il problema per il quale vuoi raccogliere idee.
4. Dividi i partecipanti in gruppi di 4 o 5.
5. Spiega come verranno usate le idee:
   • idee simili verranno combinate assieme
   • le idee verranno raggruppate per argomento
   • ci sarà una votazione per decidere quali idee adottare
6. Fornisci alcune regole
   • non dare critiche distruttive: se ci sono difficoltà, prova a immaginare delle soluzioni
   • non stressarti se non hai niente da dire: semplicemente inoltra al prossimo
   • se ricevi due idee molto simili, concentrati sulle piccole differenze e cerca di svilupparle in direzioni diverse
7. Decidi una scadenza: la velocità dipende dalle intenzioni, può funzionare sia per una sessione “live” con scadenze di dieci-quindici minuti, ma si può anche fare il tutto via email, con frequenza giornaliera e partecipazione “a bassa intensità” (più tempo darai ai partecipanti, più ragionati saranno i contributi…)
8. Per iniziare, comunica a ognuno il nome del suo “destinatario” e chiedi di spedire le prime idee.
9. Ogni persona riceverà un’idea: dovrà usarla come ispirazione, arricchirla con contributi, o aggiungere altre idee che funzionerebbero bene assieme, e aggiungere questo proprio contributo all’idea originale.
10. Fatto questo, alla prossima scadenza, ogni partecipante dovrà inoltrare il tutto al proprio “destinatario”, e continuare così fino a che tutti i membri del team avranno visto e contribuito a migliorare ognuna delle idee. Se il team ha 4 partecipanti, ci vorranno quindi 4 turni.
11. Alla fine del giro, chiedi a tutti i partecipanti di inviarti la loro idea completa di tutti i contributi degli altri partecipanti nel team.
12. Comunica i risultati.

Buona creatività!